Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2026, liệu pháp luật có bắt buộc các bên phải sử dụng hình thức hợp đồng này hay không? Đây là vấn đề được nhiều doanh nghiệp và người lao động đặc biệt quan tâm nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định và hạn chế rủi ro pháp lý. Hãy cùng Luật Phú Thanh tìm hiểu chi tiết vấn đề nhé!!
Nghị định 337/2025/NĐ-CP về Hợp đồng lao động điện tử (HĐLĐĐT) đã chính thức có hiệu lực. Tuy nhiên, để triển khai đúng và đủ, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa “thời điểm hiệu lực” và “thời điểm bắt buộc áp dụng tiêu chuẩn mới”, cũng như tính chất tự nguyện của hình thức này.
Quy định về giá trị của Hợp đồng lao động điện tử
Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP thì hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định nguyên tắc chung trong giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử như sau:
– Việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về lao động, về giao dịch điện tử, về an toàn thông tin mạng, về dữ liệu, về bảo vệ dữ liệu cá nhân, về lưu trữ và quy định tại Nghị định 337.
– Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của các bên.
– Khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.
Không bắt buộc chuyển đổi sang Hợp đồng điện tử
Một trong những điểm quan trọng nhất cần làm rõ là: Pháp luật không bắt buộc Doanh nghiệp và Người lao động (NLĐ) phải sử dụng HĐLĐĐT.
- Các bên vẫn có quyền lựa chọn ký hợp đồng giấy truyền thống.
- Không bắt buộc phải ký lại hoặc chuyển đổi các hợp đồng giấy đã giao kết trước đó sang hình thức điện tử.
- Mốc 01/07/2026 chỉ là thời hạn để chuẩn hóa tiêu chuẩn pháp lý cho những ai lựa chọn hình thức điện tử.
Quy chuẩn kỹ thuật nếu lựa chọn hợp đồng lao động điện tử
Nếu Doanh nghiệp lựa chọn thực hiện HĐLĐĐT để tối ưu hóa quy trình, từ sau ngày 01/07/2026, các yêu cầu sau phải được tuân thủ tuyệt đối:
- Định danh mức độ 2: NLĐ cần có tài khoản VNeID mức độ 2 để đăng ký chữ ký số và truy cập nền tảng.
- Chữ ký số cá nhân: NLĐ bắt buộc ký bằng chữ ký số hợp pháp, không sử dụng các hình thức ký tạm thời hay ký ảnh.
- Tính minh bạch (Mã ID & Timestamp): Mọi hợp đồng phải được gắn mã ID và dấu thời gian thực. Điều này đồng nghĩa với việc không thể ký lùi ngày (backdate) trên hệ thống.
- Số hóa hợp đồng giấy: Trường hợp muốn đưa hợp đồng giấy lên hệ thống quản lý chung, doanh nghiệp phải scan số hóa và truyền dữ liệu để gắn mã ID.
Bảng tóm tắt lộ trình chuẩn bị thực hiện quy định về hợp đồng lao động điện tử
| Thời điểm | Nội dung thực hiện | Ghi chú |
| 01/01/2026 | Nghị định có hiệu lực | Bắt đầu nghiên cứu và rà soát quy trình nội bộ. |
| Hiện tại – 30/06/2026 | Giai đoạn chuẩn bị | Hỗ trợ NLĐ đăng ký VNeID mức độ 2; trang bị chữ ký số cá nhân. |
| 01/07/2026 | Vận hành Nền tảng quốc gia | Mọi HĐLĐĐT phát sinh từ lúc này phải tuân thủ đúng quy trình gắn ID/Timestamp. |
Kết luận
Có thể thấy, hợp đồng lao động điện tử mang lại nhiều lợi ích về tính linh hoạt, tiết kiệm chi phí và phù hợp với xu thế hiện đại. Tuy nhiên, việc áp dụng hình thức này có bắt buộc hay không còn phụ thuộc vào quy định cụ thể của pháp luật tại từng thời điểm.
Do đó, doanh nghiệp và người lao động cần chủ động cập nhật quy định mới, lựa chọn hình thức giao kết phù hợp và đảm bảo đầy đủ giá trị pháp lý. Nếu còn vướng mắc liên quan đến hợp đồng lao động, việc tham vấn ý kiến chuyên gia pháp lý là cần thiết để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
